Termeni și condiții

Acest document stabilește termenii și condițiile (denumite în continuare „Termeni și Condiții”) care guvernează relația contractuală dintre tine, în calitate de utilizator al platformei MonoFlow (denumit în continuare „Utilizator”), și MONO CONCEPT SRL, în calitate de operator al platformei (denumit în continuare „Operator”).

Citește cu atenție acești Termeni și Condiții înainte de a utiliza serviciile noastre. Prin crearea unei Organizații, achiziționarea unui Abonament, accesarea sau utilizarea platformei MonoFlow (denumită în continuare „Platforma MonoFlow”) confirmi că ai citit, ai înțeles și accepți în mod expres și integral acești Termeni și Condiții, care devin obligatorii pentru ambele părți.

1. Acceptarea termenilor

Prin crearea unei Organizații pe Platforma MonoFlow, accesarea sau utilizarea Platformei ori achiziționarea unui Abonament, confirmi că ai citit, ai înțeles și accepți în mod expres acești Termeni și Condiții, precum și Politica de confidențialitate, care fac parte integrantă din relația contractuală dintre tine și MONO CONCEPT SRL.

Dacă nu ești de acord cu oricare dintre prevederile cuprinse în Termeni și Condiții, nu trebuie să creezi o Organizație și nici să utilizezi Platforma MonoFlow sau serviciile oferite prin intermediul acesteia; de asemenea, în acest caz te rugăm să nu folosești serviciile noastre.

Pentru a folosi Platforma MonoFlow trebuie să ai cel puțin 18 ani și capacitate deplină de exercițiu pentru a încheia acest contract. Dacă te înregistrezi și creezi o Organizație în numele unei persoane juridice, declari și garantezi că ai autoritatea necesară de a obliga juridic acea persoană juridică în raport cu prezentul contract. În acest caz, persoana juridică în numele căreia creezi Organizația este parte la contract și este ținută să-și respecte obligațiile ce rezultă din acești Termeni și Condiții.

Dacă nu deții autoritatea necesară sau ai furnizat informații false cu privire la calitatea ta de reprezentant, îți asumi răspunderea pentru prejudiciile și consecințele legale cauzate prin această declarație neconformă cu realitatea.

2. Definiții

„Noi”, „MonoFlow”, „Operator”: societatea MONO CONCEPT SRL, CUI 36056851, J2016000650048, sediu social în Str. Ștefan cel Mare nr. 10, Bacău.
„Tu”, „Utilizator”: persoana fizică sau juridică ce creează o Organizație și/sau folosește serviciile disponibile pe Platforma MonoFlow.
„Platforma MonoFlow”: aplicația software, website-ul, interfețele, funcționalitățile, serviciile și instrumentele digitale operate de MONO CONCEPT SRL și puse la dispoziția Utilizatorilor prin orice mijloc de acces, inclusiv prin intermediul browser-ului web, aplicațiilor mobile sau altor tehnologii dezvoltate ori utilizate de Operator.
„Organizație”: contul comun de utilizator al unei persoane juridice deschis pe Platforma MonoFlow, în care pot exista mai mulți Utilizatori cu roluri diferite (OWNER, ADMIN, EDITOR, VIEWER).
„OWNER” (proprietar): Utilizatorul care creează Organizația sau primește transferul de proprietate asupra Organizației. Este persoana semnatară a contractului pentru întreaga Organizație și răspunde pentru plata Abonamentului.
„ADMIN”, „EDITOR”, „VIEWER”: roluri atribuite Utilizatorilor Organizației de către OWNER sau de un alt Utilizator autorizat, care stabilesc nivelul de acces, drepturile și limitările acestora în cadrul Organizației și a Planului asociat acesteia, acordate ulterior creării Organizației.
„Conținut”: toate documentele, datele, fișierele și informațiile pe care le încarci sau pe care le generezi prin intermediul Platformei MonoFlow.
„Plan”: pachetul de servicii, funcționalități, limite de utilizare și caracteristici comerciale ale Platformei MonoFlow, oferit sub una dintre denumirile disponibile la momentul contractării (de exemplu: Trial, Starter, Pro, Business, Enterprise), astfel cum acestea sunt descrise pe Platforma MonoFlow sau în documentația comercială aplicabilă.
„Trial”: este un Plan cu o perioada de 30 zile de utilizare gratuită a Platformei MonoFlow care începe la data creării unei Organizații.
„Ciclu de facturare”: luna sau anul calendaristic pentru care Owner-ul plătește Abonamentul.
„Abonament”: dreptul acordat Owner-ului și Utilizatorilor autorizați de acesta de a accesa și utiliza Planul ales, pentru perioada contractată, în schimbul achitării tarifului aplicabil, dacă este cazul, și în conformitate cu prezenții Termeni și Condiții.
„Subprocesator”: orice furnizor terț folosit pentru a opera MonoFlow. Lista completă a Subprocesatorilor se regăsește în Politica de confidențialitate §5.
„Termeni și Condiții”: prezentul document, inclusiv toate secțiunile, anexele, politicile și modificările ulterioare, publicate de MonoFlow.

3. Crearea și gestionarea Organizației

Pentru a folosi Platforma MonoFlow, creezi o Organizație, furnizând o adresă de email validă și alegând o parolă securizată.

Prin crearea Organizației devii responsabil pentru:

Corectitudinea, acuratețea și actualizarea informațiilor furnizate la înregistrare și pe durata utilizării Platformei MonoFlow;
Păstrarea confidențialității parolei, a datelor de autentificare și a oricăror token-uri, chei de acces sau alte credențiale asociate contului tău;
Toate activitățile și operațiunile efectuate în Organizație prin intermediul Platformei MonoFlow; inclusiv cele realizate de Utilizatorii care au primit acces.
Notificarea imediată a Operatorului în cazul în care suspectezi sau constați o utilizare neautorizată a contului, compromiterea datelor de autentificare sau orice incident de securitate care ar putea afecta Organizația.

OWNER vs. Membri.

OWNER-ul este persoana semnatară a contractului pentru crearea Organizației și răspunde pentru plata Abonamentului.

Utilizatorii de tip ADMIN, EDITOR și VIEWER acționează sub umbrela Organizației creată de OWNER și acceptă prezentul document, referitor la Termeni și Condiții, la primul login în contul Organizației pe Platforma MonoFlow.

OWNER-ul răspunde pentru acțiunile Utilizatorilor în Organizație, în limita rolurilor și drepturilor de acces pe care le-a atribuit acestora.

Noi, MonoFlow, ne rezervăm dreptul să suspendăm, să restricționăm sau să închidem, fără notificare prealabilă, orice conturi create cu date false, duplicate sau folosite pentru a eluda limitele unui Plan plătit.

4. Abonamente și plată

Platforma MonoFlow oferă mai multe Planuri de Abonament, ale căror caracteristici, funcționalități, limite de utilizare și tarife sunt descrise pe pagina Prețuri. Ne rezervăm dreptul de a actualiza periodic aceste informații.

Planul Trial este oferit gratuit timp de 30 zile și nu necesită introducerea unui card de credit. Pe durata Planului Trial, ai acces la multiple funcții ale Platformei MonoFlow, inclusiv la anumite funcții disponibile în Planurile superioare plătite, în scopul evaluării serviciului nostru.

Pentru Planul Trial, limita lunară pentru utilizarea funcției AI Auto-Fill este cea afișată pe pagina Prețuri (vezi §9). La expirarea Planului Trial, accesul la Organizația creată pe Platforma MonoFlow devine read-only. Timp de 45 de zile de la expirarea Planului Trial, vei putea exporta datele disponibile prin funcționalitatea de export ZIP. După expirarea acestei perioade vei avea acces la documente, exclusiv pentru citire, până la activarea unui Plan de Abonament plătit. În cazul în care un Plan plătit nu va fi activat se aplică prevederile §14.3.

Planurile plătite sunt facturate lunar sau anual, în avans, prin intermediul procesatorului de plăți Stripe, sau prin alți furnizori de servicii de plată pe care îi putem actualiza periodic. Tarifele aplicabile sunt cele afișate la momentul achiziției sau al reînnoirii Abonamentului.

Reînnoirea Abonamentului se face automat la sfârșitul fiecărui Ciclu de facturare, până la anularea Abonamentului. La data publicării acestor Termeni și Condiții, pentru Planul anual oferim un discount de aproximativ 17% față de costul echivalent al plății unui Abonament lunar (echivalentul a 2 luni gratuite). Reducerile și prețurile pot fi modificate periodic, iar valoarea aplicabilă este cea afișată pe pagina Prețuri la momentul achiziției sau al reînnoirii.

4.1. Limite și tarife pentru depășiri

Limitele aplicabile fiecărui Plan de Abonament (inclusiv, fără a se limita la, numărul de proiecte active, Utilizatori, nr. de GB de stocare, nr. de SMS-uri pe lună, lățimea de bandă alocată pentru exportul ZIP) sunt cele afișate pe pagina de Prețuri la momentul achiziției sau reînnoirii Abonamentului.

În cazul atingerii sau depășirii unei limite, modul de funcționare al serviciului poate varia în funcție de categorie, după cum este descris mai jos.

Stocare: când Organizația ta atinge limita de GB inclusă în Plan încărcarea de fișiere noi este suspendată până când spațiul de stocare utilizat este redus, prin ștergerea unor documente existente în Organizație, sau este activat un Plan superior. Documentele existente rămân accesibile pe toată durata de valabilitate a Abonamentului, prevederile §14.3 fiind aplicabile.
SMS-uri: Planurile Pro, Business și Enterprise includ un număr de SMS-uri fără cost suplimentar, conform limitelor afișate pe pagina Prețuri. SMS-urile utilizate peste limita inclusă se facturează la tariful afișat pe pagina Prețuri.
Proiecte și Utilizatori: dacă ai depășit numărul de proiecte sau Utilizatori activi (ex: după un downgrade), nu mai poți crea proiecte sau invita Utilizatori noi până când revii sub limită sau faci upgrade la un Plan superior. Proiectele și Utilizatorii existenți nu se șterg și nu sunt dezactivați automat ca urmare a depășirii limitei.

4.2. Retenția jurnalului de audit

Platforma MonoFlow oferă, în funcție de Planul Abonamentului ales, funcția de Jurnal de activitate, prin intermediul căruia ai acces la informații precum cine a încărcat / modificat / șters ce și când. Perioada de retenție a jurnalului de activitate diferă în funcție de Planul ales și este cea afișată pe Platforma MonoFlow / pagina Prețuri.

În cazul trecerii la un Plan inferior (downgrade), vizibilitatea jurnalului de activitate se ajustează imediat conform limitelor noului Plan; intrările mai vechi, care depășesc perioada de retenție aplicabilă noului Plan, sunt șterse prin procese automate care rulează zilnic.

4.3. Suport tehnic

Trial, Starter, Pro: suport prin email la contact@monoflow.ro, răspuns în zilele lucrătoare în maxim 2 zile. Timpul de răspuns reprezintă intervalul dintre momentul înregistrării unei solicitări și primul răspuns uman din partea echipei noastre.
Business: suport prioritar prin email la contact@monoflow.ro, răspuns țintă în maxim 8 ore în intervalul L–V, 09:00–18:00. Timpul de răspuns reprezintă intervalul dintre momentul înregistrării unei solicitări și primul răspuns uman din partea echipei noastre.
Enterprise: suportul este oferit în baza unui acord de nivel de serviciu, SLA.. Utilizatorii beneficiază de suport prioritar și de customer success manager dedicat, cu timp de răspuns țintă sub 2 ore în timpul programului de lucru definit în SLA. Timpul de răspuns reprezintă intervalul dintre momentul înregistrării unei solicitări și primul răspuns uman din partea echipei noastre.

5. Facturare și TVA

Prețurile afișate în EUR pe Platforma MonoFlow au caracter strict informativ. Facturarea se face fix în RON: clienții din România plătesc o sumă fixă în lei, conform prețului afișat pe pagina Prețuri la momentul achiziției, fără conversie valutară sau comision de curs.

La prețul în RON se adaugă TVA conform legislației în vigoare la momentul facturării (de exemplu, 21% la momentul redactării acestor Termeni și Condiții).

Pentru companiile din Uniunea Europeană cu cod valid de TVA înregistrat în sistemul VIES, se aplică mecanismul de taxare inversă (reverse-charge), iar TVA nu va fi aplicată pe factură, responsabilitatea declarării și plății TVA revenind exclusiv cumpărătorului, conform legislației aplicabile.

Facturile sunt emise automat la fiecare Ciclu de plată reușit și sunt disponibile în portalul de facturare accesibil din Organizația ta (Setări → Abonament → Portal facturare). Documentele fiscale sunt păstrate și arhivate în conformitate cu legislația contabilă și fiscală aplicabilă, pentru cel puțin 10 ani.

6. Modificări de preț

Ne rezervăm dreptul de a ajusta prețurile Planurilor de Abonament pentru Utilizatorii noi în orice moment. Prețurile aplicabile sunt cele afișate pe pagina Prețuri la momentul achiziției Organizației.

Pentru Utilizatorii existenți, orice modificare de preț este comunicată cu cel puțin 60 de zile înainte de intrarea în vigoare. Prevederile §16 sunt aplicabile.

În cazul în care nu ești de acord cu modificarea de preț a Planului de Abonament, ai dreptul să anulezi Abonamentul fără penalități înainte ca noul preț să devină aplicabil. Anularea va produce efecte la finalul Ciclului de facturare în curs, iar serviciile vor rămâne active până la acel moment.

7. Utilizarea permisă

Te angajezi să folosești Platforma MonoFlow doar în scopuri legale și în conformitate cu acești Termeni și Condiții. În special, îți este interzis să:

Încerci să accesezi conturi, date sau resurse care nu îți aparțin sau la care nu ai drept de acces;
Folosești Platforma MonoFlow pentru a stoca, încărca, distribui sau prelucra conținut ilegal, defăimător, abuziv, ofensator sau care încalcă drepturile altor persoane, inclusiv drepturi de proprietate intelectuală;
Desfășori activități de reverse engineering, decompilare, dezasamblare sau alte încercări de a obține codul sursă al Platformei MonoFlow, precum și colectarea automată de date (inclusiv scraping) fără acordul nostru prealabil scris;
Utilizezi Platforma MonoFlow într-un mod care poate afecta stabilitatea, securitatea sau performanța acesteia, inclusiv prin generarea de trafic excesiv sau solicitări automate în afara parametrilor normali de utilizare (rate limiting este aplicat);
Încerci să ocolești, să dezactivezi sau să eludezi limitele tehnice de utilizare ale Planului tău de Abonament;
Vinzi, sublicențiezi, închiriezi sau redistribui serviciul către terți fără un acord comercial scris în prealabil;
Folosești Platforma MonoFlow pentru a transmite malware, spam, phishing sau alte activități frauduloase ori malițioase.
Utilizezi Platforma MonoFlow pentru colectarea, prelucrarea sau divulgarea datelor cu caracter personal cu încălcarea legislației aplicabile privind protecția datelor;
Utilizezi funcționalitățile AI ale Platformei MonoFlow pentru a genera, distribui sau automatiza activități ilegale, frauduloase, înșelătoare ori care încalcă drepturile altor persoane.

Ne rezervăm dreptul, dar nu și obligația, de a investiga orice încălcare ale prevederilor acestei secțiuni și de a suspenda sau închide conturile implicate, temporar sau permanent, atunci când considerăm în mod rezonabil că utilizarea Platformei MonoFlow încalcă acești Termeni și Condiții, afectează securitatea serviciului, prejudiciază alți Utilizatori sau ne expune unor riscuri legale operaționale.

8. Conținutul tău

Tot Conținutul pe care îl încarci, transmiți, stochezi sau generezi prin intermediul Platformei MonoFlow rămâne proprietatea ta sau a titularilor drepturilor aferente. MonoFlow nu dobândește un drept de proprietate asupra acestora.

Pentru a opera și menține serviciile oferite de Platforma MonoFlow, inclusiv, dar fără a se limita la stocarea, afișarea, procesarea documentelor, generarea Cărții Tehnice, indexarea pentru căutare, realizarea copiilor de siguranță (backup), administrarea tehnică a datelor, ne acorzi o licență neexclusivă, valabilă pe durata utilizării serviciilor de către tine în condițiile stabilite de acești Termeni și Condiții, conform Abonamentului ales. Această licență există doar atât timp cât este necesar pentru furnizarea serviciilor și pentru îndeplinirea obligațiilor noastre legale și operaționale. Nu folosim Conținutul tău din Organizația creată pe Platforma MonoFlow, pentru antrenarea de modele AI și nu îl vindem.

Nu divulgăm și nu punem la dispoziția terților Conținutul tău, cu excepția cazurilor necesare pentru furnizarea serviciilor (de exemplu, prin intermediul furnizorilor noștri de infrastructură sau al persoanelor împuternicite care prelucrează date în numele nostru), pentru respectarea obligațiilor legale sau cu acordul tău expres.

Prelucrarea datelor cu caracter personal este realizată în conformitate cu legislația aplicabilă și este detaliată în Politica de Confidențialitate.

Confidențialitate (NDA implicit)

Tot Conținutul Organizației tale, inclusiv documentele, datele de proiect, lista de Utilizatori, jurnalele de audit, sunt tratate ca informații confidențiale. Personalul nostru poate accesa aceste date numai în măsura necesară pentru:

a oferi suport tehnic la cererea ta explicită;
a investiga o problemă operațională, de securitate sau funcționare a Platformei MonoFlow;
Îndeplinirea unor obligații legale aplicabile.

Nu utilizăm Conținutul Organizației pentru analiză comercială și nu generăm sau publicăm rapoarte sau statistici care permit identificarea unui client anume.

Responsabilitate pentru Conținut

Prin crearea Organizației și / sau utilizarea Platformei MonoFlow ești integral responsabil pentru:

Legalitatea, acuratețea și actualitatea documentelor încărcate;
Respectarea drepturilor de proprietate intelectuală și a legislației privind protecția datelor cu caracter personal ale persoanelor vizate (angajați, colaboratori, lucrători, beneficiari, parteneri sau alte terțe persoane) de documentele încărcate sau generate în Organizație;
Conformitatea documentelor cu cerințele autorităților competente (inclusiv ITM, ISC, ANRE, ISU sau alte autorități relevante).
Informațiile cuprinse în cartea tehnică generată automat;
Acuratețea termenelor înregistrate în baza cărora vei putea primi SMS-uri și notificări cu privire la valabilitatea documentației încărcate în Organizație.

Platforma MonoFlow este un instrument de organizare și administrare a documentelor. MonoFlow nu verifică și nu garantează legalitatea, validitatea, autenticitatea sau conformitatea conținutului documentelor, a semnăturilor aplicate și a termenelor asociate acestora.

Funcționalitățile de notificare, audit trail și export al documentației reprezintă instrumente de suport operațional. Acestea pot facilita activitatea Utilizatorilor și pregătirea documentației pentru audituri, însă nu pot garanta evitarea sancțiunilor, acceptarea documentelor de către autorități sau recunoașterea automată a informațiilor ca probă într-un litigiu.

Toate notificările și SMS-urile trimise către tine au la bază datele pe care tu le introduci în Organizație. În cazul în care termenele introduse nu corespund termenelor prevăzute de legislația aplicabilă sau a celor înscrise pe documentele încărcate, iar prin aceasta ți se aduce un prejudiciu, nu ne asumăm responsabilitatea pentru repararea prejudiciului. Notificările reprezintă o funcționalitate de asistență și nu înlocuiesc obligația ta de a urmări termenele aplicabile.

Prin utilizarea Platformei MonoFlow recunoști și accepți scopul exclusiv al serviciului de organizare, centralizare și administrare Conținut și îți asumi responsabilitatea legală și contractuală, în relația cu partenerii tăi contractuali, cu terțele persoane și cu autoritățile statului, pentru îndeplinirea oricăror obligații pe care le ai în legătură cu proiectul de construcție pe care îl organizezi și administrezi prin intermediul Platformei MonoFlow.

9. AI Auto-Fill

Platforma MonoFlow oferă o funcționalitate opțională de inteligență artificială („AI Auto-Fill”) care poate extrage automat informații din documentele pe care le încarci, precum data emiterii, data expirării, emitentul, numărul înregistrare, tipul documentului sau alte câmpuri similare. Funcționalitatea se activează prin apăsarea explicită a butonului „Completează cu AI” pentru documentul selectat pe care l-ai încărcat. Niciun document nu e trimis către furnizorii serviciilor de AI fără acțiunea ta directă.

Furnizori AI și politica de date: implicit folosim Google Generative AI (modele Gemini). Google Generative AI utilizează politica de zero data retention, conform căreia conținutul transmis pentru procesare al documentelor nu este stocat de Google după finalizarea procesării și nu e folosit pentru antrenarea modelelor. Administratorul Organizației poate opta pentru utilizarea serviciilor AI furnizate de Anthropic (modelele Claude), care oferă garanții similare privind neutilizarea conținutului pentru antrenarea modelelor și limitarea retenției datelor.

Limite: Funcționalitatea AI Auto-Fill este disponibilă în Planurile Trial, Pro, Business și Enterprise, sub rezerva limitelor de utilizare aplicabile fiecărui Plan. Planul Starter nu include AI Auto-Fill, câmpurile documentelor încărcate se completează manual. Limitele actuale de utilizare sunt prezentate pe pagina de prețuri și pot fi actualizate periodic. Detalii despre Subprocesatorii AI în Politica de confidențialitate §5.

Limitarea răspunderii: rezultatele generate prin AI Auto-Fill au caracter exclusiv informativ și reprezintă sugestii automate. Acestea pot conține erori, omisiuni, interpretări sau citiri incorecte sau informații extrase incomplet din documente. Tu ești responsabil pentru verificarea, validarea și confirmarea valorilor propuse de AI Auto-Fill înainte de salvare sau utilizare. Funcționalitatea AI-Auto-Fill nu reprezintă un serviciu de verificare, certificare sau validare a documentelor. MonoFlow nu garantează acuratețea, completitudinea sau adecvarea informațiilor extrase prin intermediul AI Auto-Fill și nu răspunde pentru pierderi, întârzieri, sancțiuni, neconformități sau alte consecințe rezultate din utilizarea unor date generate de AI Auto-Fill, cum ar fi, spre exemplu, autocompletarea eronată prin AI Auto-Fill a unui termen de aviz care duce la o documentație expirată și/sau aplicarea unor sancțiuni.

10. Subprocesatori și DPA

Pentru furnizarea și operarea serviciilor MonoFlow utilizăm un număr limitat de Subprocesatori care pot presta servicii precum găzduire infrastructură, baze de date, procesări plăți, transmitere email-uri și SMS-uri, livrare de conținut (CDN), servicii de inteligență artificială și alte servicii tehnice necesare funcționării Platformei MonoFlow. Lista completă, actualizată a Subprocesatorilor, inclusiv rolul acestora, cu regiunile de operare și mecanismele legale aplicabile transferurilor internaționale de date (după caz, inclusiv Clauzele Contractuale Standard – SCC), e disponibilă în Politica de confidențialitate, §5.

Modificări: MonoFlow poate adăuga, elimina sau înlocui Subprocesatori atunci când acest lucru este necesar pentru furnizarea serviciilor. În cazul introducerii unui nou Subprocesator, care prelucrează date cu caracter personal, actualizăm pagina de Confidențialitate și anunțăm modificarea prin email cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea în vigoare, cu excepția situațiilor în care o modificare urgentă este necesară din motive de securitate, conformitate legală sau continuitate operațională.

Dacă ai o obiecție motivată, rezonabilă și documentată în legătură cu noul Subprocesator, ne poți notifica în perioada de preaviz. Dacă nu putem oferi o soluție alternativă rezonabilă, ai dreptul să anulezi Abonamentul curent, fără penalități înainte de data intrării în vigoare a modificării.

Acord de prelucrare a datelor (DPA, Art. 28 GDPR): pentru Utilizatorii care au nevoie de un DPA formal semnat, oferim un DPA standard la cerere. Trimite cererea la contact@monoflow.ro de pe adresa OWNER-ului Organizației, cu subiectul „Cerere DPA – <denumire firmă>”.

11. Disponibilitate, backup și mentenanță

Platforma MonoFlow este furnizată „ca atare” („as is”), cu un nivel rezonabil de disponibilitate. Pentru Planurile plătite obiectivul nostru de disponibilitate este de 99,5%/lună („SLA țintă”). Depunem eforturi rezonabile pentru a asigura disponibilitatea și funcționarea continuă a Platformei MonoFlow, însă nu garantăm operare neîntreruptă, fără erori sau că orice incident va putea fi remediat imediat.

Backup și recuperare: Facem backup-uri automate zilnice ale bazei de date și ale stocării de fișiere, cu retenție de 35 de zile.
În caz de pierdere accidentală a unor date, putem încerca restaurarea acestora pe baza copiilor de siguranță disponibile. Restaurarea se face best-effort pe planurile Trial / Starter / Pro, în funcție de disponibilitatea resurselor tehnice și prioritar pe Business / Enterprise, prin cerere la suport. Nu garantăm restaurare punctuală și/sau completă a tuturor datelor sau a oricărui document. Restaurarea se realizează prin utilizarea celei mai apropiate copii de siguranță (snapshot) disponibilă. Rămâi responsabil pentru păstrarea unor copii proprii ale documentelor și informațiilor considerate critice pentru activitatea ta.
În caz de incident major de infrastructură cum ar fi pierderea de centru de date, obiectivele noastre operaționale sunt: RPO (Recovery Point Objective) țintă de până la 24h și RTO (Recovery Time Objective) țintă de 8h. Aceste valori reprezintă ținte operaționale interne și nu constituie garanții contractuale privind recuperarea serviciului sau a datelor.

Mentenanță programată

Pentru a asigura securitatea, stabilitatea și performanța Platformei MonoFlow, putem efectua lucrări de mentenanță programată. Ferestrele de mentenanță programată se desfășoară de regulă în weekend, între 02:00 și 06:00 ora României. Pentru ferestre mai lungi de 30 de minute anunțăm cu cel puțin 48 de ore în avans prin email sau prin intermediul Platformei MonoFlow. Timpul de indisponibilitate pentru activitățile de mentenanță programată, actualizări de securitate, intervenții urgente pentru remedierea unor vulnerabilități sau evenimente de forță majoră, nu intră în calculul SLA.

12. Limitarea răspunderii

În măsura permisă de legea aplicabilă, răspunderea noastră totală pentru orice pretenție legată de serviciu este limitată la suma efectiv plătită de tine în ultimele 12 luni înainte de evenimentul care a generat pretenția. Nu răspundem pentru:

Pierderi indirecte, pierderi de profit, pierderi de oportunități comerciale sau alte daune indirecte;
Documente șterse de tine sau de Utilizatori ai Organizației tale prin acțiuni voluntare;
Date generate sau extrase prin AI Auto-Fill care nu au fost verificate și validate de tine (vezi §9);
Pierderi sau întreruperi cauzate de servicii furnizate de Subprocesatori (de exemplu, Stripe, Cloudflare, Vercel, Neon etc.) în măsura în care acestea se află în afara controlului nostru rezonabil și în limitele angajamentelor asumate de acești furnizori;
Întreruperi din cauza forței majore (vezi §18);
Măsuri, decizii sau acțiuni ale autorităților competente luate în legătură cu documentele pe care le-ai gestionat prin Platforma MonoFlow. §8 rămâne aplicabilă.

13. Suspendare

Putem suspenda accesul la serviciu, integral sau parțial, dacă:

Există o plată restantă mai veche de 14 zile pentru un Plan plătit;
Constatăm încălcări ale acestor Termeni și Condiții (inclusiv utilizare interzisă, conținut ilegal sau comportament abuziv);
Detectăm activitate care periclitează securitatea, integritatea sau disponibilitatea Platformei MonoFlow sau a altor Utilizatori;
O autoritate competentă ne solicită expres sau ne impune în mod legal această măsură.

În caz de suspendare pentru neplată, datele rămân stocate (read-only) pentru o perioadă de 45 de zile cu posibilitatea descărcării integrale prin ZIP, după care se aplică procedura de la secțiunea 14, privind anularea și rezilierea contractului.

14. Anularea și rezilierea contractului

14.1. Anulare de către tine

Poți anula Abonamentul oricând din Setări → Abonament, fără explicații și fără penalități. Anularea intră în vigoare la sfârșitul Ciclului de facturare curent iar până la acea dată beneficiezi de acces complet la Abonamentul anulat. Abonamentul încetează în ultima zi a Ciclului de facturare curent.

14.2. Reziliere de către noi

Putem rezilia contractul în următoarele situații, cu notificare prealabilă în scris (prin email):

Încălcări grave sau repetate ale acestor Termeni și Condiții – reziliere de îndată;
Neplata Abonamentului pentru o perioadă mai mare de 30 de zile de la scadență;
Decizia noastră de a întrerupe operarea unui Plan sau a serviciului în întregime, cu cel puțin 90 de zile de preaviz.

14.3. Ce se întâmplă cu datele tale după încheierea contractului

Ai la dispoziție 45 de zile de la încetarea Abonamentului în care poți descărca integral conținutul ca ZIP (organizat pe categorii sau pe proiect, disponibil direct din interfață). În acest interval contul devine read-only și nu mai poți modifica datele existente.
După cele 45 de zile, datele rămân stocate read-only în continuare pentru o perioadă de 12 luni, după care vor fi șterse automat. Descărcarea ZIP se reactivează doar cu un Plan plătit. Poți cere oricând ștergerea integrală (Art. 17 GDPR — „dreptul de a fi uitat”) trimițând un email la contact@monoflow.ro de pe adresa proprietarului.
La cererea de ștergere, datele se șterg din sistemele active în maxim 30 de zile, iar backup-urile zilnice sunt rotite și complet purjate în maxim 35 de zile suplimentare.
Prin excepție, documentele fiscale, inclusiv facturile, jurnalele de audit și informațiile minime necesare pentru respectarea obligațiilor legale, contabile, fiscale sau de apărare ale drepturilor noastre sunt păstrate conform obligațiilor legale (de exemplu, 10 ani pentru facturi).

15. Proprietatea intelectuală a MonoFlow

Toate elementele tehnice și de design ale Platformei MonoFlow — inclusiv codul sursă, arhitectura software, structura și conținutul bazelor de date proprii, categoriile de documente, interfața grafică, marca MonoFlow, logo-ul, ilustrațiile, documentația tehnică și materialele de marketing — rămân proprietatea exclusivă a MONO CONCEPT SRL. Aceste elemente sunt protejate de legislația privind drepturile de autor, drepturile asupra mărcilor și alte drepturi de proprietate intelectuală aplicabile.

Prin Abonament primești un drept de utilizare neexclusiv, ne-transferabil și revocabil limitat la durata Abonamentului, exclusiv în scopul utilizării Platformei MonoFlow conform acestor Termeni și Condiții și descrierii disponibile pe site.

Nu primești niciun drept de:

Copiere, modificare, adaptare, traducere, creare de opere derivate sau redistribuire a codului sursă sau a interfeței ori a altor elemente ale Platformei MonoFlow;
Folosire sau utilizare a mărcii, logo-ului sau a numelui „MonoFlow” fără acordul nostru expres și scris în prealabil;
Revânzare, sublicențiere sau punere a serviciului la dispoziție către terți, cu excepția situațiilor reglementate printr-un acord de parteneriat semnat separat);
Decompilare, reverse engineering sau alte activități similare, în limitele permise de lege (vezi §7).

Conținutul încărcat sau generat de tine în Platforma MonoFlow, inclusiv documentele și datele asociate acestora, rămâne proprietatea ta sau a titularilor de drepturi corespunzători (vezi §8).

16. Notificări oficiale

Notificările oficiale transmise dinspre noi către tine (inclusiv modificări de preț, modificări ale acestor Termeni și Condiții, suspendarea sau încetarea serviciului ori modificări privind Subprocesatorii) se transmit prin email la adresa de notificare a Organizației tale, configurabilă în Setări → Organizație → Email de notificare. Implicit, aceasta e adresa OWNER-ului. Ești responsabil să menții adresa actuală și să verifici inbox-ul (inclusiv folder-ul spam/junk). Notificările se consideră comunicate la momentul transmiterii lor către adresa de notificare înregistrată în cont.

Notificările oficiale transmise dinspre tine către noi (inclusiv solicitări DPA, cereri de ștergere date conform GDPR, obiecții la modificări de preț sau Subprocesatori) se transmit la contact@monoflow.ro de pe adresa de email a OWNER-ului Organizației. Cererile transmise de pe alte adrese pot fi respinse din motive de autentificare.

Pentru protejarea Organizației și verificarea identității solicitantului, ne rezervăm dreptul de a solicita informații suplimentare de verificare sau de a refuza procesarea cererilor transmise de pe alte adrese de email decât cele indicate în Termeni și Condiții.

17. Modificări ale acestor Termeni și Condiții

Putem actualiza acești Termeni și Condiții pentru a reflecta schimbări legislative sau de reglementare, introducerea unor funcționalități noi sau ajustări ale modelului nostru de business. Pentru modificări substanțiale, îți trimitem o notificare cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea în vigoare. Continuarea utilizării serviciului după această dată reprezintă acceptarea Termenilor și Condițiilor actualizate. Dacă nu ești de acord cu modificările, ai dreptul să anulezi Abonamentul înainte de intrarea lor în vigoare, fără penalități.

18. Dispoziții generale

18.1. Forță majoră

Niciuna dintre părți nu răspunde pentru neexecutarea obligațiilor cauzată de evenimente de forță majoră, așa cum sunt definite de legea română — incluzând, fără a se limita la, dezastre naturale, război, terorism, greve generale, blocaje guvernamentale, întreruperi prelungite ale infrastructurii Internet sau ale Subprocesatorilor critici. În cazul unui asemenea eveniment care durează peste 30 de zile consecutive, oricare parte poate rezilia contractul fără penalități, prin notificare scrisă transmisă celeilalte părți, inclusiv prin email.

18.2. Cesiune

Noi putem cesiona acest contract în cadrul unei fuziuni, achiziții, reorganizări corporative sau vânzări de active, cu condiția ca cesionarul să preia integral obligațiile noastre. În caz de cesiune, te vom informa cu cel puțin 30 de zile înainte ca aceasta să-și producă efectele.

Tu poți cesiona contractul către o altă persoană juridică doar cu acordul nostru expres, scris prealabil.

18.3. Severabilitate

Dacă o prevedere din acești Termeni și Condiții este declarată nulă, ilegală sau inaplicabilă de o instanță competentă, restul prevederilor rămân valide și aplicabile în întregime. Prevederea afectată se înlocuiește cu cea mai apropiată prevedere validă care reflectă intenția economică și juridică inițială a părților.

18.4. Întregul acord

Acești Termeni și Condiții, împreună cu Politica de confidențialitate și, după caz, Acordul de prelucrare a datelor (DPA) semnat separat, reprezintă acordul complet dintre părți cu privire la serviciul oferit de MonoFlow și înlocuiesc orice acord, declarație sau înțelegere anterioară (orală sau scrisă). Cu excepția modificărilor efectuate în conformitate cu secțiunea §17, modificările aduse acestui acord trebuie făcute în scris și acceptate de ambele părți (vezi §17).

19. Legea aplicabilă și soluționarea litigiilor

Acest contract este guvernat de legea română. Orice litigiu care decurge din sau în legătură cu prezentul contract va fi soluționat amiabil, prin negociere directă, în termen de 30 de zile.

În cazul în care nu se ajunge la o soluționare amiabilă, litigiul va fi supus instanțelor de judecată competente din București. Pentru consumatori (persoane fizice), rămân aplicabile dispozițiile imperative ale legislației privind protecția consumatorului din statul de reședință și dreptul de a se adresa instanțelor competente conform OUG 34/2014.

În cazul achizițiilor online de la consumatori, dreptul de retragere prevăzut de OUG 34/2014 se aplică doar pentru perioada de 14 zile de la activarea Abonamentului și doar dacă nu ai început efectiv să folosești Platforma MonoFlow. Prin începerea utilizării renunți expres la acest drept de retragere, conform prevederilor legale.

20. Contact

Pentru întrebări despre acești Termeni și Condiții:

Email: contact@monoflow.ro
Adresa: MONO CONCEPT SRL, Str. Ștefan cel Mare nr. 10, Bacău